今回は、業務改善とシステム導入について考えてみたいと思います。システム導入を行う際に必ず課題となるのが業務改善です。業務効率の向上を期待しないシステム導入はあり得ません。当然ながら、企業は、今より業務が効率化する、改善効果のメリットがあるからこそ、システムを入れ替えて再構築する訳です。
業務改善とシステム導入
そこで業務改善とシステム導入の関係性について考えてみたいと思います。
タイミングとして、業務改善はシステム導入の前にすべきでしょうか。それともシステム導入の後に業務改善をすべきでしょうか。あるいはシステム導入と並行して業務を改善すべきでしょうか。
業務改善をシステム導入の前にするのか、後に行うのか、それとも並行して実施できるのか、中々難しい問題です。
理想としてよく言われるのが、「システム導入の前に業務を整理してスリム化する。その上でシステムを導入するのが効果的」とされていますが、本当にそうなのでしょうか？
業務改善の契機となるシステムリプレイス
業務改善をしたい、業務効率を上げたいという話はよく聞きます。しかしながら、いざ業務を改善しようとすると、そのタイミングやきっかけが難しいものです。
業務改善をするには、相応の理由やきっかけが必要です。結論的には、「何らかの外圧がないと業務改善は実行できない」と思われます。法改正や景気低迷、事業拡大、買収合併といった外圧が無いと中々実施できません。逆を言えば、これらの外圧を利用することで、業務改善を実現することができます。
システムリプレイスは大きな外圧の一つです。システムリプレイスは毎年あるものでは無く、そう何回も経験しません。システムリプレイスがある時には、それを契機に大胆な業務改善に取り組むべきだと言えます。
システム導入の満足度は決して高くない？
システム導入の満足度は、決して高くないといった調査結果があります。
その原因は、
☑導入作業に多大な負荷を要し、ユーザが疲弊するため
☑業務改善に直結していないため、導入効果が見えない
☑いつのまにか現行業務の乗せ替えで終わってしまう・・・
といったことが理由として挙げられるようです。
通常業務の他に、システム導入の際に発生する色々な作業のために、社員が疲弊し、その結果、何も変わらず終わってしまうことが往々にしてあります。特に”いつのまにか現行業務の乗せ替えで終わってしまう”というのは意外に多く、システム導入の現場で度々経験することでもあります。
このような経験から、「企業に改善効果をもたらすシステム導入が必要である」と痛感しています。
業務改善を成功させるために～３つのリスク～
理論的には、業務改善のタイミングとして、システムの①導入前②導入中③導入後の３つが考えられます。
３つそれぞれに、
①導入前：To-Be(改善後の業務)にパッケージが合わず、開発案件が多発するリスク
②導入中：システム要望が多発し、導入作業を長期化させてしまうリスク
③導入後：導入したシステムが制約条件となり、何ら改善されないリスク
といったリスクがあり、どれが最適化なのかは一概に言えません。
しかしながら、あえてコンサルとしての経験で言えば、
③導入後：システムの導入が完了した後で業務改善を実施する
を推奨します。
①は結局To-Beが絵に描いた餅となり、システム導入の際に期待値が下がることが良く起こります。
②はシステム導入と合わせて業務の改善を行うという相当ハードルの高いものです。
それに対して③は、システム導入という一大イベントは一応終わっています。
新しいシステムに慣れ、安定したタイミングで業務改善を実施するのが負荷が少ないと考えています。いわば道具に慣れてから、その道具をどう活かすか考えるべきではないでしょうか。
まとめ
・システム導入の満足度は決して高くない？
☑導入作業に多大な負荷を要し、ユーザが疲弊するため
☑業務改善に直結していないため、導入効果が見えない
☑いつのまにか現行業務の乗せ替えで終わってしまう・・・
・業務改善を成功させるために～３つのリスク～
①To-Be(改善後の業務)にパッケージが合わず、開発案件が多発するリスク
②システム要望が多発し、導入作業を長期化させてしまうリスク
③導入したシステムが制約条件となり、何ら改善されないリスク
