システム選定作業の基礎~RFI/RFPの作成基礎となる情報と成果物~

2019年03月28日

 

企業が業務システムを新規導入または置き換える(リプレイスする)場合によく使われている手段がRFI(情報提供依頼書)とRFP(提案依頼書)です。
これらの手段は、自社にマッチしたシステムを選ぶためには有効ですが、何も情報のない状況からいきなり作れるわけではありません。
今回は、RFIやRFPを作るために必要な情報と成果物についてお伝えしていきます。

 


RFI/RFPの構成

RFI/RFPの作成に必要な資料をご説明するために、まずはRFIとRFPの基本的な構成をご紹介しておきます。

 

RFI(情報提供依頼書)
システムベンダーに対し、取り扱っているシステムに関する情報(主要な機能や性能等)を提供してもらうために作成する資料です。
※詳しくはこちら。

 

◆RFIの構成例
□情報提供依頼の趣旨□会社概要□システム選定プロジェクトの概要□現行システムの概要(システムの構成/ユーザ部門・ユーザ数/その他)□情報提供依頼事項□情報提供に関する条件

 

RFP(提案依頼書)
システムベンダーに対し、システムやサービスの提案を求めるために作成する資料です。
※詳しくはこちら

 

◆RFPの構成例
□提案依頼の趣旨□会社概要□システム選定プロジェクトの概要□提案の前提条件□提案要件(システム機能要件/システム利用環境/性能要件/その他)□提案依頼事項□添付資料

 

実際のシステム選定プロジェクトでは、このRFIやRFPを作成するために情報を収集して整理し、様々な成果物を作成していきます。

 

RFI/RFPの作成に関連する成果物とは

RFIとRFPを作成するうえで必要な成果物には、次のようなものがあります。

 

RFI(情報提供依頼書)
①現行システムの概要に含まれる「システムの構成」の作成に必要な成果物
自社が利用しているシステムの種類や相互のつながりをベンダーに伝える項目ですが、それを作成するためには、「現行システム全体図」を作成しておく必要があります。

 

RFP(提案依頼書)
②提案要件に含まれる「システム機能要件」の作成に必要な成果物
新しく導入するシステムに求める機能をベンダーに伝える項目です。例えば、「受注を元に受注伝票を作成し、在庫を引当てることが可能であること。」等を記載します。
新システムに求める機能要件を洗い出すためには、「システム要望一覧」・「現状業務フロー図」・「現状帳票」・「現状インターフェース一覧」・「目標業務フロー図」・「目標インターフェース一覧」を基礎にします。
これらは現在の業務やシステムの状況を紐解き、自社が理想とする業務を整理して、機能要件を導き出すために必要となります。

 

各成果物の概要

RFI/RFPの作成に関連する成果物の概要は、次のとおりです。

 

・現行システム全体図
自社が利用しているシステムのデータ的なつながりを図に示し、一覧で見渡せるようにする資料です。例えば、販売管理システムがあり、顧客管理システムと債権管理システムがつながっているとしますと、顧客管理システムから受注情報が販売管理システムに流れ、販売管理システムから売上情報が債権管理システムに流れていくこと等を図で表現します。

 

・システム要望一覧
新システムを利用する予定のユーザを中心にして、現行システムに不足している機能や、システムに対する要望などをヒアリングし、取りまとめる資料です。
ここで集計した要望の全てがシステム機能要件の対象になるわけではありませんが、業務効率が向上する機能や、今の業務課題が解決できるような機能の情報があれば、システム機能要件に加えます。

 

・現状業務フロー図
選定するシステムが関わる業務について、フロー図にまとめて解説する資料です。
現行システムへのデータ入出力も記載しておき、業務に必要なシステム動作を確認できるようにします。
システム機能要件につながる部分もありますが、「目標業務フロー図」を作成するための基礎にする役割が強い資料です。

 

・現状帳票
選定するシステムが関わる業務で利用している帳票の様式を収集整理し、解説する資料です。
システム機能要件にはこの資料をもとにして、新システムで必要とする帳票についても記載します。

 

・現状インターフェース一覧
現行のシステム間で発生しているデータ連携の情報をまとめた資料です。
あるシステムに対して、どのシステムからデータが流れているのかという情報や、データの内容・データの形式・連携の頻度などを示します。
この資料もシステム機能要件に反映させる箇所はありますが、現状業務フローと同様に、「目標インターフェース一覧」の基礎になります。

 

・目標業務フロー図
現状業務フロー図を基礎とし、新システム導入後に理想とする業務の流れを記載します。
理想をかなえるために必要となるシステムの動作がわかりますので、その内容をシステム機能要件に反映をさせていきます。

 

・目標インターフェース一覧
現状インターフェース一覧を基礎とし、新システム導入後に発生するシステム間データ連携の想定をまとめます。
新システム導入により、現状とは異なるデータ連携が発生することになるケースが多くありますので、それらの情報もシステム機能一覧に反映させます。

 

成果物作成時の留意点

【記載すべき情報を網羅する】
どの成果物を作成するときにも言えることですが、記載すべき情報に抜け漏れがないように、網羅性を意識することが大切です。
単純な例ですが、目標業務として受注入力を整理していく中では、データの入力だけではなく、修正や削除のパターンも考慮をしておかなければ、システム機能一覧上でも抜けてしまう可能性があります。

 

【曖昧な記載をしない】
記載内容が不明確では、システム機能一覧へ情報を反映させようとする際に困ります。
曖昧な書き方や表現にならないよう注意をします。

 

【第三者が理解できるようにしておく】
システム要望一覧を除く各成果物は、RFPの添付資料としても利用しますので、ベンダーが正しく理解し、誤解することのないよう、丁寧に作成をしておくことが必要となります。

 

 

まとめ

RFI/RFPの構成
☑RFI(情報提供依頼書)とは、システムベンダーに対し、取り扱っているシステムに関する情報(主要な機能や性能等)を提供してもらうために作成する資料である。
主な項目は、以下のとおり。
・情報提供依頼の趣旨、会社概要、システム選定プロジェクトの概要、現行システムの概要(システムの構成/ユーザ部門・ユーザ数/その他)、情報提供依頼事項、情報提供に関する条件

 

☑RFP(提案依頼書)とは、システムベンダーに対し、システムやサービスの提案を求めるために作成する資料である。
主な項目は、以下のとおり。
・提案依頼の趣旨、会社概要、システム選定プロジェクトの概要、提案の前提条件、提案要件(システム機能要件/システム利用環境/性能要件/その他)、提案依頼事項、添付資料

 

RFI/RFPの作成に関連する成果物とは
☑RFI:現行システムの概要に含まれる「システムの構成」の作成に必要な成果物
・「現行システム全体図」
☑RFP:提案要件に含まれる「システム機能要件」の作成に必要な成果物
・「現状業務フロー図」、「現状帳票」、「現状インターフェース一覧」、「目標業務フロー図」、「目標インターフェース一覧」

 

各成果物の概要
☑現行システム全体図
・業務で利用しているシステムの全体構成図
☑現状業務フロー図
・現状業務の流れをフロー図で解説する資料
☑現状帳票
・現在使用している帳票の様式集
☑現状インターフェース一覧
・現在使用しているインターフェースの内容やデータ形式等の一覧
☑目標業務フロー図
・目標システム構築後に想定している業務フロー図
☑目標インターフェース一覧
・目標システム構築後に想定しているインターフェースの一覧

 

成果物作成時の留意点
☑記載すべき情報に抜け漏れがないよう、網羅性を意識すること。
☑成果物へ記載する内容は、曖昧な表現にならないように注意すること。
☑ベンダーにも提供をする資料になるので、第三者が読んで理解できるようにしておくこと。

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