専門知識不要！営業事務の定型作業をRPAで自動化し、現場主導の業務効率化を実現

導入背景

• 現場に知識がなく、初のRPA導入に強い失敗の懸念

  営業部門の事務作業を集約する部署を新設しましたが、競合他社のWebチラシ情報収集や、自社システムの宅配便着荷確認、画像ソフトの取り込みなど、手作業による定型業務が山積みの状態でした。

  業務効率化のためにRPAの導入を検討したものの、現場担当者にプログラミングやRPAの専門知識・スキルがなく、何から着手すべきかイメージが湧かない状態でした。また、RPAによる業務自動化は会社として初の取り組みとなるため、「絶対に失敗を避けたい」という強い意識があり、現場が抵抗なく使える状態にすることが大きな課題となっていました。

AIMCを選んだ理由

• 単なるツール提供に留まらない業務定着を見据えた手厚いサポート

  単なるRPAツールのライセンス提供に留まらず、トライアル期間中の基礎から応用までの手厚い講習や、導入をスムーズに進めるための伴走型サポートが高く評価されました。

  特に、最初のハードルとなるロボット作成において、弊社の専門コンサルタントが要件を深くヒアリングし、メンテナンス性を考慮した最適なロボットを作成支援する点が決め手となりました。他社と比較して、日数や工数の制限なくロボットが完成するまでしっかりサポートを受けられるため、安心して運用を始められる環境が整うとしてご評価いただきました。

AIMCのアプローチ

• 対象業務の選定からロボット構築・教育までを一貫して支援

• 1RPA化に適した業務のたな卸しと選定
• 2WinActorの環境構築とハンズオントレーニング
• 3実業務のロボット作成支援と運用定着化

• STEP 01｜RPA化に適した業務のたな卸しと選定

  現場の業務をヒアリングによりたな卸しをしたうえで、数十チェーンに及ぶ「競合情報の収集」や、「宅配便の着荷確認」、「画像ソフトの取り込み」など、RPA化の費用対効果が高い業務を対象として選定しました。

• STEP 02｜WinActorの環境構築とハンズオントレーニング

  直感的な操作が可能な「WinActor」を選定し、トライアル環境を構築しました。RPAに初めて触れる担当者向けに、シナリオ作成の基礎から応用までを学ぶ講習を実施しました。

• STEP 03｜実業務のロボット作成支援と運用定着化

  選定した業務のロボットをAIMCが作成・支援しました。エラーが起きにくい構造かつ運用後のメンテナンス性を考慮し構築。動作検証を実施して、現場がロボットを動かしながら運用に慣れるためのサポートを行いました。

導入効果

• 定型作業の大幅な時間削減と、現場主導のRPA運用の実現

  RPAの導入により、これまで担当者が目視で確認し、手作業で行っていた競合サイトの巡回業務や、着荷確認業務などが自動化。

  これにより、毎週発生していた単純作業が削減され、ヒューマンエラーのリスクや精神的な負荷が大きく軽減されました。また、プロが作成支援した質の高いロボットをベースにすることで、プログラミング知識のない現場担当者でもRPAに対する抵抗感がなくなり、自発的に業務自動化を進めていける運用体制を構築することができました。

この事例に関連するサービス

• DX業務自動化コンサルティング

  作業プロセスを可視化し、DX推進の観点からAIやITツールの活用による業務効率化と現場負荷の削減を支援します。

担当コンサルタントからのメッセージ

「システム化に興味はあるが、社内にIT人材がいない」「導入しても現場で使いこなせるか不安」というお悩みは多くの企業様が抱えています。

本事例のように、ツールの導入だけでなく、担当者様が自走できるようなサポートや丁寧なトレーニングをセットで行うことで、現場への定着を確実に実現できます。業務の洗い出しから伴走支援いたしますので、お気軽にご相談ください。