経理部門のリソース不足をAI-OCRとRPAで補完！手作業を削減し業務自動化を実現

導入背景

• 経理・総務を2名で兼任。手作業に依存した業務の負荷軽減が急務に

  経理部門2名という少人数体制で経理業務だけでなく総務業務も兼任。現場からは日々平均50〜100枚の手書き伝票や仕訳日記帳などの紙ベースの処理が発生しており、手作業に依存した業務負荷の軽減が急務となっていました。

  「自社の業務がシステム化できていない」という大きな課題感を抱える中、まずは自社で何ができるのかを知るために、RPAやAI-OCRなどのツール活用に向けた情報収集を開始。その後、実際に既存会計ソフトや給与計算ソフトを活かしつつデータ入力にかかる手作業の時間を減らす仕組みの構築検討が必要な状況でした。

AIMCを選んだ理由

• スピーディな処理とOCR・RPAの一貫したサポート

  複数社を比較検討する中で、他社からは帳票のPDFを送付しデータ化までに2日を要する提案がありました。

  一方、弊社ではお客様自身で処理を完結できるAI-OCRの提案をしており、お客様の希望に合致しました。また、月最大7,500項目という実態に合わせ、月6,000項目の読み取りプランへと調整する柔軟な提案も評価されました。

  さらに、AI-OCRだけでなく、RPAを含めたトータルでの業務自動化を一貫して任せられる点にメリットを感じでいただき、弊社をパートナーとして選定いただきました。

AIMCのアプローチ

• 実際の伝票検証と定時報告作業のシナリオ構築

• 1実際の伝票を用いたAI-OCR読取検証
• 2業務棚卸しとRPA簡易診断のサポート
• 3WinActorによる定時報告作業の自動化

• STEP 01｜実際の伝票を用いたAI-OCR読取検証

  お客様から実際の帳票サンプルを共有いただき、AI-OCRでどの程度の精度が出せるかの検証・レポート報告を実施しました。

• STEP 02｜業務棚卸しとRPA簡易診断のサポート

  実際の業務の棚卸しによって可視化し、どの業務がRPAによるシステム化が可能なのか、優先すると良い業務はどこかの診断をサポートしました。

• STEP 03｜WinActorによる定時報告作業の自動化

  毎日14時と19時半に行うWebからのCSVダウンロード、Excelへの転記、Outlookでのメール報告といった一連の定時報告作業をシステムによる自動化を行いました。

導入効果

• 定時作業の自動化により、日々の業務負荷を大幅に削減

  AI-OCRとRPAの検証を通じて、実際の伝票読み取りやロボット稼働を確認いただいたことで、「伝票に関わる作業が軽減され効果が期待できる」と実感することができました。
  構築したRPAシナリオにより、これまで手作業で行っていたWebシステムからのデータダウンロードからExcelファイルの更新、印刷、メール送信までの定時報告作業が完全に自動化されました。これにより、月末の作業ファイル削除バッチなども稼働し、少人数体制の経理部門における大幅な業務負担軽減と効率化が実現しています。

この事例に関連するサービス

• DX業務自動化コンサルティング

  作業プロセスを可視化し、DX推進の観点からAIやITツールの活用による業務効率化と現場負荷の削減を支援します。

担当コンサルタントからのメッセージ

「紙の伝票処理が多く、データ入力に時間を奪われている」という課題は、AI-OCRとRPAの連携によって劇的に改善できます。

ツールを導入して終わりではなく、実際の伝票を用いた読み取り検証やトライアル環境のご提供を通じて、お客様ご自身で運用できるようになるまで手厚く伴走支援いたします。自社完結型のスピーディな自動化を実現したい企業様は、ぜひご検討ください。