経営管理レポート作成のため、営業部から計画・実績を記録したExcelを収集し、会計の損益データと共に予算管理システムに登録している。Excelが複雑で修正も発生するため、データ取り込み設定の調整に時間がかかる。

予算管理システムの取り込み設定および経営管理レポートのフォーマットや、それぞれの入出力タイミング等を確認したうえで、月次締めのタイミングで取り込み実施とエラー修正対応を行うことになった。

営業部門から提出された計画・実績のExcel自体のエラー有無をチェックしてから取り込み処理を行い、エラーが検出された際には、予算管理システムの設定変更やマスタ追加修正等を実施した。エラーの原因がExcelフォーマットに拠るものであれば、予算管理システムで取り込みやすいフォーマットの改善案を提示する等、エラー発生率の低減と業務効率化に寄与した。

また、エラー原因と改善策も含めた運用マニュアルを整備し、月次締め時以外にお客様が予算管理システムを使い、データの入出力をする場合も簡易なエラーであれば、自身で予算管理システムの設定修正ができるようにした。マニュアルは毎月の月次締め時に新たなエラーパターンが発生すれば、随時更新するようにしており、経営レポートの出力が遅延しない運用の構築を進めている。

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