工場内システム関連業務を可視化し属人化の解消を実現

導入背景

• 肥大化するシステム管理業務、見直しが必要だが時間もノウハウも社内に無い

  工場内で利用するシステムのみを管理対象としていた業務が、次第に部門全体のシステムまで拡大したことで、対応範囲の不明確化や担当者負荷の増大が顕在化していました。

  さらに、システム関連業務に加え、本来業務である設備管理や部品管理などの定常業務も重なり、現場リソースは逼迫した状態にありました。業務整理の必要性は認識しているものの、進め方に関するノウハウ不足や検討時間の確保が難しく、自力での改善推進が困難な状況となっていました。

  こうした背景から、業務可視化や改善施策にノウハウを持つ外部コンサルタントを活用し、継続的かつ実効性のある推進体制の構築へ着手するといったご判断となりました。

AIMCを選んだ理由

• 様々な業界における業務可視化・改善支援の実績とノウハウ

  AIMCが選ばれる決め手となった理由は、様々な業界において業務の可視化から改善施策の提案、そして改善活動のフォローアップまで経験している実績とノウハウになります。 豊富な支援実績を通じて、お客様の業界における業務内容・慣習に精通している点が、ポイントになりました。

  また、業務とITシステムの双方に強みをもっており、AIMCは業務改善面のみならず、システムの視点からも課題解決手法を提案することができる点が、今回のお客様のニーズと課題にマッチしました。

AIMCのアプローチ

• ヒアリングによる業務可視化と改善施策協議の実施

• 1システム関連業務の可視化
• 2課題抽出と改善対象業務の整理
• 3改善施策と対応方針の策定
• 4改善施策の実施

• STEP 01｜システム関連業務の可視化

  担当者ヒアリングを通じて、工場内で実施しているシステム関連業務や利用システムを一覧化。業務内容や担当範囲を整理することで、属人的となっていた業務やブラックボックス化している作業の可視化を実現しました。

• STEP 02｜課題抽出と改善対象業務の整理

  可視化した業務内容をもとに、業務負荷や対応範囲、運用上の課題を分析。そのうえで、改善が必要な業務や他部署・外部ベンダーへ移管可能な業務を整理し、改善対象を明確化しました。

• STEP 03｜改善施策と対応方針の策定

  抽出した課題に対して改善施策を検討し、業務改善・移管・廃止などの対応方針を整理。また、改善内容を具体化するとともに、実施優先度や進め方を定義し、改善推進の方向性を策定しました。

• STEP 04｜改善施策の実施

  改善施策の1つとして優先度が高かった業務マニュアル作成を支援。実際のシステム画面キャプチャを用いた操作手順だけではなく、業務概要や目的、業務時の注意点も整理することで、属人化解消と業務標準化につなげました。

導入効果

• 業務可視化と改善方針整理による改善スケジュール策定

  システム関連業務や利用システムを一覧化・可視化したことで、これまで属人的となっていた業務内容や対応範囲の明確化を実現しました。

  また、ブラックボックス化していた作業や改善が必要な課題を整理することで、今後対応すべき改善施策や業務移管の方向性を具体化。さらに、「いつ・誰が・何を実施するのか」といった改善推進に向けた具体的なタスクやスケジュール策定が可能な状態となりました。

  加えて、一部業務ではマニュアル整備まで対応したことで、属人化解消と業務移管が可能な状態が構築できました。

この事例に関連するサービス

• 業務可視化・課題改善コンサルティング

  業務のたな卸しと構造化により業務全体を体系的に可視化し、課題を明確にするとともに業務改善施策の立案、実行まで支援します。

担当コンサルタントからのメッセージ

業務効率化を強く求めている方ほど、日々の業務に追われて多忙な状態にあるため、自身の業務整理や見直しを行う余裕がない、という矛盾を抱えています。このようなお客様に必要なのは、様々な業界や業種を知り、企業の事情や文化等も踏まえて業務改善プロジェクトを進めてくれるような、気の利いたナビゲーター役ではないでしょうか。
AIMCでは、お客様の要望に寄り添ったご提案と支援を心掛けています。抱えている課題やお悩み事があれば、是非一度、我々にお聞かせください。