経理人員退職に伴うアウトソーシング検討と業務依頼条件整理

導入背景

• 経理人員退職に伴う体制整備とアウトソーシング検討

  経理決算業務を担当する正社員メンバーが翌月末までに退職予定であり、人員体制に余裕がないことから、早急に経理業務のアウトソーシングを検討しました。

  月末の支払時、ならびに月初第1～5営業日は常駐対応の希望があり、複数社へ同時に打診を行っている状況でした。また、費用は定額内に収める必要があり、予算面での制約もありました。そのため、まずは依頼内容と対象業務の範囲を明確にし、実現可能な対応条件を整理するところから支援しました。

AIMCを選んだ理由

• オンサイトへの訪問とオフサイトでの柔軟な対応を評価

  各社の提案内容や金額面に大きな差がない中で、AIMCをご選定いただいた理由は、オンサイト・オフサイトの双方に対応できる柔軟性にありました。
  特に、月初・月末はオンサイト、月中はオフサイトで対応するハイブリッド型の運用が、実際の業務に適していると評価されました。

  また、完全オンラインでの引継ぎや運用には不安があったため、必要なタイミングで現地対応ができ、対面でコミュニケーションを取りながら業務を進められる点も重視されました。価格の安さだけでなく、現場対応力と安定した業務運用を両立できる点が決め手となっております。

AIMCのアプローチ

• 経理業務の整理・引継ぎからスコープ拡大までのプロセス

• 1契約前の業務整理
• 2業務引継ぎ
• 3仕入／売上計上・債権債務管理の運用開始
• 4経費精算・請求書発行の追加運用開始

• STEP 01｜契約前の業務整理

  契約前の段階で、依頼予定業務の内容、対応範囲、対応頻度、オンサイト・オフサイトの切り分けを整理しました。

  特に、月初・月末に発生する業務や、現地対応が必要となる作業を事前に確認し、アウトソーシングで対応可能な業務範囲と運用条件を明確化しました。

• STEP 02｜業務引継ぎ

  現行担当者から業務内容や処理手順、確認ポイントの引継ぎを受け、日常業務から月末月初業務まで段階的に理解を進めました。

  初期段階ではオンサイトでの確認も行い、実際の運用ルールや例外対応を把握しながら、円滑に業務を移行できるよう準備を進めました。

• STEP 03｜仕入／売上計上・債権債務管理の運用開始

  まずは仕入／売上計上、入金確認、支払処理、債権・債務管理など、経理業務の基礎となる領域から運用を開始しました。

  処理内容や確認結果を都度共有し、修正事項や不明点が発生した場合も速やかに確認することで、安定した運用につなげました。

• STEP 04｜経費精算・請求書発行の追加運用開始

  基礎的な経理業務の運用が安定した後、経費精算や請求書発行業務を追加で引き継ぎました。

  経費精算では申請内容と証憑の突合、請求書発行では申込書や関連資料との照合を行い、対象業務を段階的に拡大しながら、運用範囲を広げていきました。

導入効果

• 迅速な対応と円滑なコミュニケーションによる運用定着効果

  日々のコミュニケーションを通じて、修正依頼や課題が発生した場合でも迅速に状況を確認し、早期に対応できる運用体制が整っています。

  また、毎月の作業報告書により、作業時間、修正件数、課題件数などをKPIとして継続的に管理し、対応方針の明確化につなげています。

  現在は日常業務が安定して運用できる状態となっており、単なる業務代行にとどまらず、課題を可視化しながら改善につなげられる点が導入効果として挙げられます。

この事例に関連するサービス

• 経理・決算業務アウトソーシング

  伝票入力から試算表作成、単体・連結決算まで、経理業務の全てまたは一部を代行し、人材・工数不足や負荷の軽減を支援します。

担当コンサルタントからのメッセージ

担当者の急な退職に伴い、急な採用対応や現担当者の業務負荷増加などにお悩みの企業様は多いと感じております。

各社の状況に応じて柔軟に対応できるAIMCの経理業務アウトソーシングは、そのようなお客様の課題解決に貢献いたします。まずはお気軽にご相談ください。