少人数・複雑業務環境におけるツール活用によるJ-SOX評価効率化と標準化

導入背景

• 少人数で実現するツール活用によるJ-SOX対応の効率化と回答品質平準化

  国内・海外子会社あわせて計30社近くに及ぶ全社統制対応において、従来はExcelベースで各拠点とやり取りを行っていました。

  しかし、「提出期限の遅延」「拠点間での回答粒度のバラつき」「不備の散見」などが頻発し、その督促や確認に多大な工数が費やされているのが現状でした。

  このような少人数体制におけるJ-SOX評価、ドキュメント更新、および被評価部門とのやり取りに伴う負担を軽減するため、現在は業務効率化と品質平準化を強力に支援するツールの選定を進められていました。

AIMCを選んだ理由

• 少人数運用を支援する利便性と導入サポートへの評価

  拠点数が多い全社統制への対応にあたり、少人数での運用が求められている一方で、
  効率化や負荷軽減に向けた十分な予算を確保できていない状況でしたが、安価に利用できる点に魅力を感じていただきました。

  また、多忙な状況下で新たにツールの利用方法を習得する必要がなく、自社で管理を行う必要もない点についても評価いただいております。

  さらに、利用開始にあたっては、設定用の評価チェックリストや質問票サンプル、回答マニュアルの提供があることで、安心感を持って導入をご検討いただいていました。

AIMCのアプローチ

• 導入から回答集計まで一貫してご支援

• 1評価チェックリスト・質問票サンプルの送付
• 2質問票の検討・設定
• 3回答用URLのご提供
• 4質問への回答
• 5回答集計・分析

• STEP 01｜評価チェックリスト・質問票サンプルの送付

  Webツールへ設定するための質問票サンプルおよび評価チェックリストのサンプルをご提供いたしました。

• STEP 02｜質問票の検討・設定

  弊社より提供する評価チェックリストや、お客様にてご使用中の評価チェックリスト、質問票サンプルをもとに、質問項目をご検討いただきました。検討いただいた質問票の設定作業は弊社が実施するため、ツールの操作方法を習得いただく必要はありませんでした。

• STEP 03｜回答用URLのご提供

  弊社にて質問票の設定完了後、被評価部門にご回答いただくためのURLを発行し、回答マニュアルとあわせてお客様へメールにてご案内いたしました。

• STEP 04｜質問への回答

  発行されたURLを被評価部門へ展開いただき、各ご担当者様にご回答いただきました。
  また、回答にあたり不明点が生じた際には、弊社へご連絡いただくことで、迅速に解決いただいております。

• STEP 05｜回答集計・分析

  各拠点から集まった回答を集計し、見やすい形式に整理したうえでお客様へご提供いたします。必要に応じてコンサルタントによる分析対応も実施いたします。

導入効果

• ツール活用による評価プロセスの効率化・回答の標準化

  質問対応や集計作業に加え、急遽発生した拠点追加にも迅速に対応し、全体として滞りなく評価プロセスを進行させることができました。

  突発的な変更が発生する場面においても、柔軟に優先順位を調整しながら対応したことで、業務全体の進行に支障が出ることはありませんでした。

  また、ツールを導入して評価を実施したことにより、回答内容の粒度や判断基準のばらつきが抑制され、評価の標準化が進んだ点は大きな改善点でした。

この事例に関連するサービス

• AI・Webツール支援コンサルティング

  内部監査またはJ-SOX評価をAIやWebツールを活用し、内部監査ないしJ-SOXの作業工数・移動に係るコストの削減を実現します。

担当コンサルタントからのメッセージ

内部監査部門においてもDX化の必要性が高まる中、AIや各種ツールを模索されているお客様は多数いらっしゃいます。

本件のお客様においても同様の課題をお持ちでしたが、安価に活用できるソリューションが限られる中で、標準化および効率化に向けた支援をご提供できた点が特徴的であったように感じます。

安価にJ-SOX評価・内部監査の効率化を実現するソリューションをお探しの方は、ぜひ一度ご相談ください。