複雑化した業務・システムを可視化し最適な選定方針を明確化

導入背景

• カスタマイズ蓄積によるシステム選定の壁

  事業拡大による取引先の増加に伴い、様々なデータ連携方式に対応する必要がありました。個別改修や設定変更が積み重なり、日々の運用やメンテナンスが複雑になっていました。

  また、事業拡大以前に導入したシステムであったために、管理できるデータ量に不足が発生し、複数環境を併用して運用せざるを得ない状況でした。

  一方で、社内にはシステム刷新を主導した経験者が少なく、業務プロセスの変化も多かったため、現状業務・要件を整理することで、選定の進め方を明確にすることが必要でした。

AIMCを選んだ理由

• 業務とシステムを整理しながら進める選定支援

  システム選定では、製品を比較する前に、現行業務とシステムの実態を整理し、必要な要件を明確にすることが重要ですが、業務とシステムの両面から現状を可視化し、課題から要求事項の整理まで段階的に支援のご提案を差し上げたことをご評価していただけました。

  現状整理が不十分なまま選定を進めると、導入の長期化や過剰な個別開発につながるおそれがありますが、そうしたリスクを抑えながら、柔軟性と実現性のバランスを踏まえて選定を進められる点が評価され、ご依頼いただくことができました。

AIMCのアプローチ

• 現状把握からベンダー選定まで段階的に支援

• 1現状分析による業務・システム全体像の把握
• 2経営層・各部門ヒアリングによる課題抽出
• 3RFI作成とベンダー情報の収集
• 4目標業務・目標システムの定義
• 5RFP作成による提案依頼内容の具体化
• 6評価基準に基づくベンダー評価・選定

• STEP 01｜現状分析による業務・システム全体像の把握

  現行システムの実機や関連資料を確認し、業務一覧表やシステム機能一覧を整理することで、現行業務とシステムの全体像を把握しました。その結果、業務とシステムの関係が可視化され、以降の検討に向けた共通認識を形成しました。

• STEP 02｜経営層・各部門ヒアリングによる課題抽出

  経営層インタビューおよび各部門ヒアリングを実施し、現行業務フローや運用実態を踏まえながら、業務・システム両面の課題を整理しました。要望の確認にとどまらず、ボトルネックや改善余地を明確化し、主要業務フローや課題一覧として取りまとめました。

• STEP 03｜RFI作成とベンダー情報の収集

  現状と課題を整理したうえで、RFI（情報提供依頼書）を作成し、候補ベンダーから情報を収集しました。各社の製品特性や対応可能範囲を横並びで比較できる状態を整え、投資対効果や実現可能性を見極めるための基礎情報を蓄積しました。

• STEP 04｜目標業務・目標システムの定義

  収集した情報と現状課題を踏まえ、あるべき業務とシステムの姿を整理しました。目標業務フローや目標システム全体像を定義するとともに、IT投資対効果を分析しながら、将来を見据えたシステムデザインを策定しました。

• STEP 05｜RFP作成による提案依頼内容の具体化

  目標像を明確化したうえで、ベンダーに提示すべき前提条件や提案依頼事項を整理しました。必要な要件をRFP（提案依頼書）および添付資料で明文化し、各ベンダーが同じ前提で提案できる環境を整えました。

• STEP 06｜評価基準に基づくベンダー評価・選定

  ベンダー提案を評価するための採点基準を策定し、提案書やプレゼンテーションを基に評価・選定を実施いたしました。比較表や評価シートを用いて客観的に評価することで、納得感のあるベンダー・システム選定につなげました。

導入効果

• 要件明確化により導入判断の土台を整備

  現状分析から課題整理、目標業務・目標システムの定義までを段階的に進めたことで、業務とシステムの両面における論点が整理され、何を優先して見直すべきか、どのような要件で選定を進めるべきかが明確になりました。

  あわせて、RFI/RFPや評価基準を整備したことで、ベンダー比較を感覚ではなく客観的な基準に基づいて定量的に進めることができ、社内の意思決定も進めやすくなりました。結果として、手戻りや過剰な個別開発を抑えながら、導入を推進できる基盤が整いました。

この事例に関連するサービス

• RFI/RFP・システム選定コンサルティング

  ITシステム・ベンダー情報収集やRFP作成、比較・評価まで一貫して推進し、最適なITシステムの選定を支援します。

担当コンサルタントからのメッセージ

システム選定は、どの製品を選ぶか以上に、どのような要件で比較し、どのように意思決定するかが重要です。現状整理が不十分なまま進めると、導入後の手戻りや追加開発の増加につながることもあります。業務とシステムの両面から論点を整理し、納得感のある選定を進めるためにも、お悩みの際はぜひお気軽にご相談ください。