業務可視化による属人化の解消と定型業務の工数削減を実現し、機能高度化の土台を構築

導入背景

• 経理業務偏重によるリソース不足と機能高度化の停滞

  会計基準の変更や取引量の増加、業務の複雑化に伴い、決算対応業務が年々増加し、部門リソースの大半が決算業務に集中していた状況でした。その結果、本来強化すべき企画・分析業務への工数確保が困難となり、財務体質改善や収益性向上、グローバル対応といった重要課題への対応が遅れていました。

  また、業務プロセスの可視化や標準化が不十分であり、非効率な作業やボトルネックの特定が進まず、継続的な改善活動が十分に機能していない状態でした。

AIMCを選んだ理由

• ドキュメント品質とプロジェクト推進力の高さを評価

  本プロジェクトの実施前になりますが、会計システム導入プロジェクトの要員として弊社のコンサルタントが参画していました。その中で、弊社のコンサルタントはドキュメント力が高く、作成された資料が見やすく整理されており、非常に分かりやすい内容としてご評価いただいておりました。

  また、資料説明の際には専門用語の使用を極力控え、関係者に配慮した丁寧な説明が行われている点も良い印象を与えていたようです。

  さらに、導入プロジェクトではチームリーダーを担当し、チーム全体をけん引していましたので、プロジェクトマネジメント力にも優れており、進行管理や課題対応が適切に行われていたとのご判断をいただきました。加えて、システム導入にとどまらず、業務領域にも精通していたため、実務に即した支援が実現できていました。

  これらの実績と信頼性が評価され、本プロジェクトにおいても弊社にご依頼いただく事ができました。

AIMCのアプローチ

• 業務可視化から計画策定・実行管理による継続的改善活動の推進

• 1現状把握（現状調査）
• 2課題抽出と基本方針策定
• 3改善計画の策定
• 4改善活動の実行とモニタリング

• STEP 01｜現状把握（現状調査）

  各担当者に業務調査票を配布し、担当業務を記載させたうえでヒアリングを実施しました。記載粒度を統一しつつ業務プロセスを明確化し、現行業務一覧表および業務フローを作成して業務の全体像を可視化しました。これにより改善検討の前提となる実態把握を行いました。

• STEP 02｜課題抽出と基本方針策定

  現状調査の結果からボトルネックや削減対象業務などの課題を抽出しました。また、標準業務一覧表、標準業務フロー図を作成し、あるべき姿を明確にしたうえで関係者間でディスカッションを行い、各課題に対する対応方法の基本方針を策定しました。

• STEP 03｜改善計画の策定

  基本方針をもとに改善効果と負荷を考慮し、対象業務、担当、期日、優先順位の整理を行いました。関係部門と調整のうえ改善計画を確定し、改善計画書を作成しました。誰がいつ何を実施するかを明確にし、組織的に実行可能な計画に落とし込みました。

• STEP 04｜改善活動の実行とモニタリング

  改善計画書に基づき改善活動を実施しました。進捗や効果は週次または月次でモニタリングし、阻害要因や新たな課題に対して早期に対応しました。結果はコミュニケーションシートおよび改善結果一覧にまとめ、組織内で共有しました。

導入効果

• 業務改革推進で属人化解消と品質安定化、年間477時間の工数削減達成

  業務改革の推進により、業務プロセスの可視化・標準化や作業手順の見直しを実施し、属人化の解消と業務品質の安定化を実現しました。各種改善施策として、帳票作成の自動化や入力作業の削減、運用ルールの統一などを段階的に適用し、継続的な効率化を図りました。

  その結果、複数部門において改善施策が累積的に拡大し、年間で合計約477時間の工数削減を達成しました。また、標準業務の定義と定着により、再現性の高い業務運営基盤の構築と、さらなる生産性向上に向けた継続改善の土台が確立されました。

この事例に関連するサービス

• 業務可視化・課題改善コンサルティング

  業務のたな卸しと構造化により業務全体を体系的に可視化し、課題を明確にするとともに業務改善施策の立案、実行まで支援します。

担当コンサルタントからのメッセージ

決算業務に追われ、企画・分析に手が回らない、業務が属人化・ブラックボックス化している――そのようなお悩みはありませんか。本事例では、業務可視化と標準化により品質を安定させつつ、年間477時間の工数削減を実現しました。現状整理から改善実行まで伴走しますので、ぜひお気軽にご相談ください。