Excel予算管理の混乱を一掃！fusion_placeで入力統制と集計を効率化

この記事のポイント

Excel運用による予算管理業務負荷の増大

予算策定から実績管理、レポート作成までの一連の予算管理業務をExcel中心で運用していたことで、データ収集や集計、バージョン管理に多くの工数が発生。

また、実績データの取り込みやマネジメントレポート作成も手作業に依存しており、業務負荷が増大していました。さらに、投資予算や各種経費について多角的な分析を行いたいニーズがある一方、Excelでは分析や情報管理に限界があり、効率的かつ高度な予算管理体制の構築が課題となっていました。

「会計も業務もシステムも、まとめて任せられる」

予算管理業務だけでなく、管理会計や業務改善を含めた幅広い知見を有していた点が評価されました。

また、システム導入のみを目的とするのではなく、現状業務や運用面も整理しながらの段階的な導入アプローチであった点が、実運用を見据えた支援が期待できると判断されました。さらに、要件定義から教育研修、運用定着まで一貫して支援ができる体制や、プロジェクト管理・課題管理を含めた伴走型の支援内容が、他社にはない選定の決め手となりました。

STEP 01｜現状分析と課題整理

予算策定や実績管理、レポート作成業務の現状を整理し、Excel中心運用による業務負荷や管理上の課題を分析。また、予算管理業務全体を整理することで、システム化対象範囲や優先度を明確化しました。
STEP 02｜実績管理プロセスのシステム化

分析結果にをもとに、比較的システム化しやすい実績管理業務から構築を着手し、特に実績データの取り込みをシステム化。これにより、手作業による集計作業の廃止や更新作業の効率化を支援しました。
STEP 03｜予算策定プロセスのシステム化

予算策定ではシステム入力時のエラーチェックとあわせワークフロー機能を構築しました。また、構築済みの実績データを用いた予実管理部分についてもシステム化。入力・申請・承認状況のシステム内での可視化とともに、予算データの比較確認やバージョン管理を実現しました。
STEP 04｜教育研修と運用定着支援

導入後の安定運用を見据え、操作教育や運用マニュアル整備を実施。また、段階的な導入アプローチを実施したことで、利用部門が無理なくシステムや運用に習熟できる体制を維持することがで可能となりました。

「回収・集計に追われる日々」からの脱却

ワークフローだけでなくエラーチェックの仕組みを導入したことで、Excel依存で発生していた現場担当者によるフォーマット改変や計算式の削除が防止され、回収した入力ファイルをそのまま集計できるようになりました。バージョン管理もシステム上で一元化され、古いファイルを誤って集計してしまう問題が解消。予算管理業務に費やしていた時間が大幅に削減され、これまで着手できなかった原価やBS・CF予算への取り組みにも道が開けました。

さらに、研修を通じたスキルトランスファーにより、クライアント側で運用・保守が行える体制が整い、自走できる基盤が構築されています。

Excelは自由度が高い反面、現場の担当者が多いほどフォーマットの統制が難しくなります。今回のプロジェクトでは、入力の統制と集計の効率化を同時に実現することに注力しました。

また、お客様ご自身でシステムを運用・保守できる体制を構築することも重要なテーマの1つでしたが、研修を通じてノウハウをお渡しできたことで、お客様が自ら改善を重ねていける基盤ができたと思います。