事業規模の拡大・老朽化によるシステム課題を最適システムの選定で克服

導入背景

• 事業拡大に伴う基幹システム刷新と選定の課題

  現行の販売管理システムは導入から年数が経過し、将来的なサポート終了が見込まれていました。一方で事業は多角化し、新規事業や関連会社の業務を十分にカバーできていませんでした。

  その結果、在庫や進捗管理をExcel等で補完する運用が増え、二重入力や部門連携の煩雑化が生じていました。また、販売管理システムの刷新プロジェクトは未着手の状態で体制や進め方も定まっておらず、限られたリソースと予算の中でRFP作成と適切なシステム・ベンダー選定を進めることが困難でした。

AIMCを選んだ理由

• 業務まで踏み込んだ伴走型の提案を高く評価

  複数社で比較検討する中で、他社は価格帯が近い一方、システム面に主眼が置かれ、業務への踏み込みには限界があると感じておられました。

  その点、AIMCはRFP作成から選定までを一貫して支援し、現行業務や将来の変化を踏まえた助言が受けられるとご評価いただきました。

  予算を意識した現実的な提案と、第三者として伴走してくれる姿勢もご評価いただき、最終的に弊社をご選定いただけました。

AIMCのアプローチ

• 経営層視点と現状分析を踏まえたRFP作成支援

• 1システム・ベンダー情報収集
• 2現状分析
• 3課題抽出・目標定義
• 4RFP（提案依頼書）作成
• 5システム・ベンダー比較・選定

• STEP 01｜システム・ベンダー情報収集

  RFI（情報提供依頼書）の構成と記載内容を検討し作成したうえで配付しました。受領情報を確認し不明点を整理し、比較分析によりRFP（提案依頼書）の配付先を選定しました。

• STEP 02｜現状分析

  既存資料を確認し現行システムの機能や構成を把握しました。全体図や一覧を整理し、ヒアリングを通じて業務内容を整理しました。

• STEP 03｜課題抽出・目標定義

  資料とヒアリングを基に課題を仮定義し、各部門への追加ヒアリングで詳細を整理しました。また、改善方針を明確化するとともに、経営層へのインタビューを通じて将来像と構築スケジュールを策定しました。

• STEP 04｜RFP（提案依頼書）作成

  提案依頼書の構成や記載項目を検討して決定し、概要や目的を整理した一次版を作成しました。最終版および添付資料を整備し、レビュー結果を踏まえて漏れのないRFPを完成させました。

• STEP 05｜システム・ベンダー比較・選定

  提案依頼書を配付して提案書を受領し、内容の比較と評価を実施しました。採点基準に基づき定量・定性の両面で分析し、プレゼンテーションも踏まえて最終評価を実施しました。

導入効果

• 客観評価で選定リスクを低減したシステム更改

  現行業務とシステムの整理が進み、将来を見据えたシステム要件が明確化されました。要件を網羅した提案依頼書と評価基準を整備したことで、複数ベンダーの提案を客観的かつ効率的に比較できる環境を構築しました。

  その結果、業務適合性や拡張性、コスト等の観点から最適なシステムを選定でき、属人的判断や選定リスクの低減につながりました。また、関係者間での認識が統一され、以降のシステム導入フェーズを円滑に進められる基盤を整備しました。

この事例に関連するサービス

• RFI/RFP・システム選定コンサルティング

  ITシステム・ベンダー情報収集やRFP作成、比較・評価まで一貫して推進し、最適なITシステムの選定を支援します。

担当コンサルタントからのメッセージ

システムの老朽化、事業規模拡大に伴うシステム要件のアンマッチにより、Excelでの保管作業や二重入力が増えるといった課題が発生します。このような課題を認識しているにもかかわらず、システム選定のリソースや経験不足から、選定が進まないというケースも少なくありません。

現状分析から選定まで伴走し、最適な意思決定を支援しますので、お気軽にご相談ください。