業務一覧表の細分化と課題分析により実行可能な改善施策の立案を実現

この記事のポイント

業務可視化の粒度不足による改善施策の欠如

過去に別のコンサルティング会社に依頼し、業務可視化を実施したものの、「業務×部署」単位の整理に留まり、作業レベルでの詳細な実態把握ができませんでした。そのため、各業務と部署の負荷状況は把握できたのですが、具体的な効率化の施策やコスト削減に向けたアクションが提示されず、改善に結びつきませんでした。

また、定型業務の実態やボトルネックとなるプロセスが明確化されておらず、業務の属人化や非効率な作業の温存が課題となっていました。

業務特性の理解に基づく実効性のある提案内容

これまでの業務可視化では業務や部署単位での整理にとどまり、負荷状況の把握はできても、具体的な改善施策まで落とし込めていないことに課題を感じられておりました。効率化やコスト削減につながる実行可能なアクションが提示されなかったため、結果として業務改善に結びついていなかった状況がありました。
その点、AIMCの提案では作業単位まで踏み込んだ可視化を行い、ヒアリングを通じて業務の実態を把握したうえで、課題抽出から改善案提示まで一貫して対応する点に魅力を感じていただきました。また、業務一覧の作成や課題管理、改善提案まで主体的に推進する点や、進捗・課題管理を含めたプロジェクト運営面の安心感も評価されました。
さらに、これまで内部統制評価のプロジェクトで関わる中で、お客様の業務特性への理解が進んでおり、スムーズにプロジェクトを開始できると感じたことも大きな理由です。柔軟な体制で対応いただける点も含め、総合的に最適なパートナーであると判断されました。

STEP 01｜関連資料の確認

提供された業務分担表や業務マニュアル等の既存資料をもとに、現在の業務の流れや作業内容を整理して確認しました。業務全体の把握を行い、後続工程の前提となる基礎情報を明確化しました。
STEP 02｜ヒアリングの実施

現場担当者に対して業務内容や手順、作業ボリューム、課題認識に関するヒアリングを実施しました。実務に即した具体的な情報を収集し、実態ベースでの理解を深めることができました。
STEP 03｜業務一覧の作成・細分化

ヒアリング結果と既存資料を基に、業務を体系的に整理した業務一覧のドラフト版を作成しました。また、業務の難易度や作業負荷を踏まえて業務を細分化し、構造的に整理しました。
STEP 04｜課題の抽出・分析

整理した業務一覧をもとに課題を抽出しました。抽出した課題について原因や影響を整理し、業務効率やコストの観点から分析を行い、改善が必要なポイントを特定しました。
STEP 05｜改善案の提示

分析結果を踏まえ、業務効率化やコスト削減につながる改善案を検討し提示しました。実現性を考慮した施策を整理し、業務改善に向けた具体的な方向性を明確化しました。

業務効率化、標準化、アウトソーシング化に向けた改善施策の具体化

業務の全体像が体系的に整理され、各業務の内容や流れ、担当範囲が明確化されました。各作業の工数や実施頻度、難易度が可視化されたことで、業務負荷の偏りや非効率な工程を定量的に把握できるようになりました。また、業務ごとに散在していた課題が一覧化され、フォーマットの不統一、確認作業の多さ、属人化などの問題点が明確に抽出されました。
さらに、メール確認や資料検索、システム登録などにおいて手作業が多く、作業時間が大きくかかっていた実態が明らかとなりました。特に、資料の検索性の低さや、システム間の不整合、複数回の確認作業の発生といった非効率要因が把握されました。
これらの整理・分析により、業務効率化や標準化に向けた具体的な改善検討の基盤が構築され、コスト削減や作業時間短縮に向けた方向性を明確にすることができました。

業務可視化を進めてみたものの、具体的な改善施策に落とし込めず、業務改善が進まないというお悩みはありませんか。

属人化や非効率な手作業が残る状態では、コスト削減や生産性向上は実現しません。作業レベルまで踏み込んだ可視化と実行可能な改善提案で、業務効率化をご支援します。まずはお気軽にご相談ください。